台灣越來越多團隊是中文開會、英文寫記錄：總部在海外、老闆是外國人、客戶要看英文版、或者公司規定文件一律英文。會開得很順，散會後要把它寫成一份像樣的 meeting minutes，卻常常卡住——不是英文不好，是不知道英文會議記錄的慣例：哪些欄位一定要有、決議該怎麼寫、行動項目為什麼都用「to + 動詞」。
這篇把這些慣例一次講清楚：標準結構、30 個可以直接套的句型、3 種範本、台灣人最常踩的 5 個錯誤，最後說明怎麼用 AI 把中文（或中英夾雜）的會議直接變成英文記錄。
（如果你要的是中文會議記錄的格式與範本，請看會議記錄格式怎麼寫。）
先分清楚三個詞：minutes、notes、summary
英文裡「會議記錄」不是一個詞，而是三個用途不同的東西，用錯會讓對方誤判這份文件的正式程度。
| 英文 | 對應中文 | 正式程度 | 用在哪 |
|---|---|---|---|
| Meeting minutes | 會議紀錄 | 正式 | 董事會、股東會、跨公司會議、任何日後可能被翻出來查的會議 |
| Meeting notes | 會議記錄／記要 | 非正式 | 內部團隊週會、專案會議 |
| Meeting summary / recap | 會後摘要 | 非正式 | 散會後寄給所有人的那封信 |
三個常見誤會：
- Minutes 不是「分鐘」。它是專有名詞，永遠用複數，「一份會議紀錄」是 a set of minutes 或直接說 the minutes。
- 不要寫 "meeting record"。看得懂，但母語者不這樣說；正式文件用 minutes，內部筆記用 notes。
- 中文「會議紀錄」與「會議記錄」的差別，剛好對應 minutes 與 notes 的差別——正式歸檔用「紀錄」，日常記要用「記錄」（細節見會議記錄完整指南）。
英文會議記錄的標準結構（7 個區塊）
不管正式或非正式，英文會議記錄的骨架大致固定。正式的 minutes 七個區塊都要有；內部 notes 可以砍到只剩 5、6、7。
1. Header（表頭）
Meeting title / Date & time (with time zone) / Location or platform /
Chair / Minutes taken by
2. Attendees（出席）
Present / Apologies（請假）/ Guests
3. Agenda（議程）
4. Discussion（討論摘要，依議程項目排）
5. Decisions（決議；正式會議用 Resolutions）
6. Action items（行動項目：Owner / Due date / Status）
7. Next meeting & adjournment（下次會議與散會時間）
兩個台灣團隊最常漏掉的欄位：
- 時區。跨國會議的 minutes 一定寫
10:00–11:00 (GMT+8, Taipei)，不然對方要自己換算，換錯就是下次會議沒人到。 - Apologies。這是「有事先請假的人」，跟 Absent（無故缺席）在正式文件裡是兩回事，別混用。
30 個常用句型（中英對照）
英文 minutes 有一套固定的「公文腔」，重點是用過去式敘述已發生的事、用被動語態避免點名、行動項目用 to + 動詞。下面 30 句幾乎涵蓋一份會議記錄會用到的所有情境。
開場與出席（5 句）
| 英文 | 中文 | 備註 |
|---|---|---|
| The meeting was called to order at 10:05 by Ms. Lin. | 會議於 10:05 由林小姐宣布開始。 | 正式用法 |
| Kevin chaired the meeting. | 由 Kevin 主持。 | |
| Present: A, B, C. Apologies: D. | 出席：A、B、C。請假：D。 | Apologies = 事先請假 |
| The minutes of the previous meeting were approved without amendment. | 上次會議紀錄無修正通過。 | 正式會議第一項 |
| Ming joined the meeting at 10:20 and left at 11:00. | 阿明 10:20 加入、11:00 離席。 |
議程與討論（7 句）
| 英文 | 中文 | 備註 |
|---|---|---|
| Peggy presented an update on the Q3 pipeline. | 珮慈報告第三季業務進度。 | |
| Kevin raised a concern about the timeline. | Kevin 對時程提出疑慮。 | |
| The team discussed whether to postpone the launch. | 團隊討論是否延後上線。 | |
| It was noted that the vendor has not confirmed pricing. | 有人指出供應商尚未確認報價。 | 被動語態，不點名 |
| Ming proposed that the budget be split across two quarters. | 阿明提議預算分兩季執行。 | proposed that + 原形動詞 |
| There was general agreement that the scope is too large. | 大家普遍認為範圍太大。 | 有共識但未正式決議 |
| No consensus was reached on the pricing model. | 定價模式未達共識。 | 記下「沒結論」也是結論 |
決議（6 句）
| 英文 | 中文 | 備註 |
|---|---|---|
| It was agreed that the launch will move to 15 October. | 決議上線日改為 10 月 15 日。 | 最通用的決議句 |
| Decision: Option B approved. | 決議：採用 B 方案。 | 條列式，內部 notes 常用 |
| The proposal was approved / rejected / deferred. | 提案通過／否決／延後。 | |
| The team decided not to renew the contract. | 團隊決定不續約。 | |
| Motion carried (5–1). | 動議表決通過（5 比 1）。 | 正式會議；否決是 motion defeated |
| Final approval is subject to Legal's review. | 最終核准需經法務審閱。 | 附條件的決議 |
行動項目（6 句）
| 英文 | 中文 | 備註 |
|---|---|---|
| Action: Kevin to send the revised quote by Friday. | 行動項目：Kevin 週五前寄出修訂報價。 | to + 動詞是 action item 的標準寫法 |
| Peggy to follow up with the client on payment terms. | 珮慈跟客戶確認付款條件。 | follow up = 跟進 |
| Owner: Ming ｜ Due: 24 Sep ｜ Status: In progress | 負責人／期限／狀態 | 狀態常用 Open / In progress / Done / Blocked |
| Carried over from the previous meeting. | 上次會議延續的項目。 | |
| Blocked by the pending vendor confirmation. | 卡在供應商尚未確認。 | |
| Closed. | 已結案。 | 一個字就夠 |
擱置、臨時動議與結尾（6 句）
| 英文 | 中文 | 備註 |
|---|---|---|
| The item was parked for the next meeting. | 此項目留待下次會議。 | 見下方 tabled 的陷阱 |
| AOB: None. | 臨時動議：無。 | AOB = Any Other Business |
| The next meeting is scheduled for 28 September at 10:00 (GMT+8). | 下次會議訂於 9 月 28 日 10:00（GMT+8）。 | |
| The meeting was adjourned at 11:30. | 會議於 11:30 結束。 | adjourn = 散會 |
| Minutes to be circulated by Wednesday. | 會議紀錄將於週三前寄出。 | circulate = 分發 |
| Please reply with corrections by Friday; otherwise the minutes will be taken as approved. | 請於週五前回覆修正，逾期視同通過。 | 跨國團隊常見的「默認通過」機制 |
一個要特別小心的字：tabled。 美式英語的 table an item 是「擱置」，英式英語卻是「提出來討論」，意思剛好相反。團隊裡同時有美國和英國、澳洲、新加坡同事的話，改用 parked 或 deferred，零歧義。
3 種可直接複製的範本
範本 1：標準英文會議記錄（正式、跨部門、對客戶）
MEETING MINUTES
Meeting: Q4 Launch Planning
Date & time: Mon 14 Sep 2026, 10:00–11:00 (GMT+8, Taipei)
Location: Google Meet
Chair: Peggy Lin
Minutes by: Kevin Chen
ATTENDEES
Present: Peggy Lin (PM), Kevin Chen (Design), Ming Wang (Eng), Sarah Park (HQ Marketing)
Apologies: David Wu (Sales)
AGENDA
1. Approval of previous minutes
2. Launch timeline
3. Pricing model
4. AOB
1. APPROVAL OF PREVIOUS MINUTES
The minutes of 7 Sep were approved without amendment.
2. LAUNCH TIMELINE
Ming reported that the payment module is two weeks behind schedule.
Kevin raised a concern that the current date leaves no time for QA.
Decision: Launch moved from 1 Oct to 15 Oct.
3. PRICING MODEL
Sarah presented HQ's proposal for a three-tier model.
It was noted that the TWD price points have not been confirmed with Finance.
No consensus was reached; the item was parked for the next meeting.
4. AOB
None.
ACTION ITEMS
| # | Action | Owner | Due | Status |
| 1 | Send revised launch plan to HQ | Peggy | 16 Sep | Open |
| 2 | Confirm TWD price points with Finance | Sarah | 21 Sep | Open |
| 3 | Complete payment module QA | Ming | 8 Oct | In progress |
NEXT MEETING
Mon 21 Sep 2026, 10:00 (GMT+8)
The meeting was adjourned at 11:05.
為什麼這樣排：每個議程項目底下固定「討論 → 決議」兩層，讀的人掃 Decision: 那一行就能抓到重點；行動項目獨立成表放最後，散會後大家要回頭查的只有這一段。
範本 2：Action-oriented notes（內部團隊、只記結論）
內部週會或專案會議不需要正式腔，大部分跨國團隊實際上用的是這種。
Weekly Sync — 14 Sep 2026
Attendees: Peggy, Kevin, Ming ｜ Apologies: David
DECISIONS
- Launch moved to 15 Oct (payment module delay).
- Three-tier pricing: pending Finance confirmation.
ACTIONS
- Peggy → 16 Sep: revised launch plan to HQ
- Sarah → 21 Sep: confirm TWD price points
- Ming → 8 Oct: payment module QA
BLOCKED
- Pricing announcement — waiting on Finance (2nd week)
NEXT: Mon 21 Sep, 10:00 GMT+8
「BLOCKED」欄位記得標已卡幾週（2nd week）。同一件事連續三週出現，就該升級處理，而不是每週重抄一次。
範本 3：中英夾雜的台灣團隊版（討論用中文、決議用英文）
很多台灣團隊的真實情況是：會議用中文開，但決議和行動項目要寄給看不懂中文的主管。與其整份翻譯，不如討論摘要留中文、決議與行動項目寫英文——寫的人省一半時間，收到的人也只需要看得懂後半段。
專案週會 Weekly Project Sync — 2026/09/14
出席 Present：珮慈、Kevin、阿明 ｜ 請假 Apologies：David
討論摘要（中文，內部參考）
- 金流模組延後兩週，主因第三方 sandbox 不穩。
- 定價三階方案 HQ 有共識，但台幣定價還沒跟財務對過。
- QA 時程太緊，Kevin 建議上線延到 10/15。
DECISIONS (for HQ)
- Launch date moved from 1 Oct to 15 Oct.
- Three-tier pricing approved in principle; TWD price points pending Finance.
ACTION ITEMS
- Peggy → 16 Sep: send revised launch plan to HQ
- Sarah → 21 Sep: confirm TWD price points with Finance
- Ming → 8 Oct: complete payment module QA
Next meeting: Mon 21 Sep, 10:00 (GMT+8)
寄出去時把 DECISIONS 以下貼進信件正文，中文摘要放附件或連結。這樣做的前提是決議與行動項目本身要寫得完整——它們是唯一會被總部讀到的部分。
台灣團隊最常犯的 5 個錯誤
錯誤 1：用 record 不用 minutes
前面說過，但這是最常見的一個，值得再講一次：meeting record 讀得懂，但不是母語者的用法。正式文件寫 minutes，內部筆記寫 notes。順帶一提，「做會議紀錄」是 take the minutes，不是 write the record。
錯誤 2：時態亂用
Minutes 描述的是已經發生的事，所以敘述用過去式：Kevin raised a concern、It was agreed that。行動項目則是還沒發生的事，用 to + 動詞 或 will：Kevin to send the quote、Peggy will follow up。整份文件過去式與未來式混在敘述段落裡，讀的人會分不清哪些是決議、哪些還在討論。
錯誤 3：中文直譯
幾個典型的翻譯腔與比較道地的寫法：
| 中文習慣 | 直譯（不建議） | 建議寫法 |
|---|---|---|
| 老闆說要再看看 | The boss said to look again. | Management asked for a further review. |
| 請大家配合 | Please cooperate. | Please coordinate with [team] on… |
| 這件事先 hold 住 | This matter is hold. | This item is on hold / parked. |
| 跟客戶再確認 | Confirm with customer again. | Follow up with the client to confirm… |
| 沒問題的話就這樣 | If no problem then like this. | Unless there are objections, this will proceed as proposed. |
錯誤 4：日期與時區沒寫清楚
9/10 在美國是 9 月 10 日，在英國、澳洲、新加坡是 10 月 9 日。跨國文件的日期一律寫月份英文（10 Sep 2026）或 ISO 格式（2026-09-10），時間一定帶時區。這不是龜毛，是有人真的因為這個開錯天。
錯誤 5：記過程不記結果
中文會議記錄常有「先由 A 報告，接著 B 補充，然後大家討論⋯⋯」的流水帳習慣；英文 minutes 的慣例更精簡，只記討論的要點、決議、行動項目。誰講了什麼，只有在正式會議需要追溯責任時才記（用 X noted that… 的形式），內部 notes 直接省略。
中文開會、英文記錄：用 AI 一步到位
上面的範本解決「怎麼寫」，但最花時間的其實是從一小時中文（或中英夾雜）的討論裡，把決議和行動項目挑出來、再翻成英文這一步。
這一步可以整個交給 AI。以 Huelo 會錄 為例：
- 在「設定」把輸出語言改成 English（辨識語言維持自動——會議照常中文講、術語夾英文都沒關係）
- 開會時按錄音，不需要機器人進會議室，也不用主辦人權限
- 散會時八維度分析已經產出，其中「結論」與「行動項目」兩個維度就是英文的 Decisions 與 Action items，直接對應範本 2 的欄位
- 需要正式版就匯出 Word 或 PDF，貼進範本 1 補上表頭與出席名單；內部用就把行動項目貼進信裡寄出
有兩件事要提醒。第一，逐字稿引用會保留原文——中文講的話在分析裡引用時還是中文，這是刻意的，避免翻譯改變原意。第二，人名與公司內部的專有名詞記得檢查一遍：AI 產出的英文記錄品質很穩定，但「阿明」該寫 Ming 還是 Wang，只有你知道。
常見疑問
Q1. 會議記錄的英文到底是 meeting minutes 還是 meeting notes？
兩個都對，差在正式程度。Minutes 是正式紀錄，用在董事會、股東會、跨公司會議，日後可能被拿來當證據；notes 是內部團隊的非正式記錄。不確定的時候看「這份文件半年後會不會被翻出來查」——會就用 minutes。
Q2. Minutes 為什麼叫 minutes？跟「分鐘」有關嗎？
跟時間無關。一般的說法是它來自拉丁文 minuta scriptura（小字書寫）——古時候會議中用小字快速記下的草稿，後來這個詞就固定下來指會議紀錄。所以它永遠是複數，也不能說 a minute of the meeting。
Q3. 英文會議記錄要用過去式還是現在式？
主流是過去式（It was agreed that…），因為 minutes 記的是已經發生的事。有些組織採用現在式（The committee approves…），也可以，但整份文件要一致，不要混用。行動項目一律用 to + 動詞 或 will。
Q4. 要不要逐字記下誰說了什麼？
內部 notes 不用，只記要點、決議、行動項目。正式 minutes 也不是逐字稿，而是用 X noted that…、It was noted that… 記下有決策意義的發言；至於誰反對、誰棄權，只有正式表決才記。真的需要逐字內容就保留錄音與逐字稿，不要塞進 minutes。
Q5. 日期要怎麼寫才不會搞混？
寫月份英文或 ISO 格式：14 September 2026、14 Sep 2026 或 2026-09-14。避免 9/14 或 14/9 這種純數字寫法，美式與英式的月日順序相反。時間一定加時區，例如 10:00 (GMT+8)。
Q6. 中文開的會可以直接用 AI 產出英文會議記錄嗎？
可以。把 AI 工具的輸出語言設成英文，錄音照常用中文（或中英夾雜）講，分析結果就是英文的決議與行動項目。要注意的是逐字稿引用會保留原文，人名和公司內部術語的英文寫法也要自己確認一次。
結論
英文會議記錄寫得好不好，關鍵不在英文程度，在三個慣例：分清 minutes 與 notes、敘述用過去式而行動項目用 to + 動詞、日期時區寫到不可能誤讀。範本挑一個直接複製，30 句句型放在手邊，寫的時候套進去就是一份看起來很專業的 minutes。
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